Integritet och dataskydd - Så hanterar vi personuppgifter - Om cookies - M.M.
Senast uppdaterad: 2022-08-12
I Sustainability Circle värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Till exempel skulle vi aldrig sälja dina personuppgifter till ett annat företag. Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in och använder din personliga information. Den beskriver också vilka rättigheter du har och hur du kan använda dem. Integritetspolicyn och rutinerna som beskrivs här följer dataskyddsförordningen (GDPR). Mer information om förordningen finns på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.
Vi tycker att det är viktigt att du tar del av och förstår integritetspolicyn. Vår förhoppning är att du ska känna dig trygg med vår behandling av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor, Info@sustainabilitycircle.se.
De uppgifter vi har om dig är enbart de du själv lämnat till oss eller som vi samlat in från dig utifrån dina registreringar. Vi använder ibland också de uppgifter du själv angett i Sociala medier, främst LinkedIn.
När du skickar e-post till oss hanterar vi innehållet enligt vår e-postpolicy. Policyn säger att:
• Om vi tar emot e-post med personuppgifter som ska sparas för vi över dem till lämpligt system och raderar sedan meddelandet.
• Om meddelandet innehåller känsliga personuppgifter, till exempel uppgifter om hälsa, religiös åskådning eller politiska åsikter, tas det omedelbart bort och inget av det sparas.
• Om du kontaktar oss spontant via e-post och du inte redan finns i vårt register, betraktar vi det som att du är intresserad av att deltaga i våra event och lagrar dina uppgifter enligt: När du anmäler dig till en utbildning eller ett event
Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt.
Vad har du för rättigheter som registrerad? Läs här!
Om du önskar utöva dina rättigheter kan du kontakta oss på info@sustainabilitycircle.se
Information om dina rättigheter finns även på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.
Cookies - En cookie är en liten textfil som sparas på din dator eller mobila enhet och hämtas därifrån vid senare besök på den aktuella webbplatsen. Som brukligt med nästan alla professionella aktörer använder denna webbplats cookies. Läs mer här!
Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av policyn finns alltid på vår webbplats www.sustainabilitycircle.se
Personuppgiftsansvarig kallas den som bestämmer varför och hur personuppgifter ska behandlas. En personuppgiftsansvarig kan till exempel vara en kommun, myndighet, organisation eller ett företag.
Sustainability Circle Ekonomisk Förening ansvarar för de personuppgifter vi lagrar. Organisationsnummer: 769622-7144. Adress: Mailbox 1504, 411 41 Göteborg
Om du har frågor om dina personuppgifter eller önskar utöva dina nedan angivna rättigheter kan du kontakta oss via info@sustainabilitycircle.se.
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i en dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
För att administrera ditt engagemang lagrar vi vissa av dina personuppgifter i vårt medlemsregister.
De personuppgifter vi lagrar är:
• Namn.
• Kontaktuppgifter (e-post och telefonnummer).
• Faktureringsadress (vid fakturering till företag/organisation lagras även organisationsnummer).
• Din kommunikation med oss.
• Uppgift om dina bokningar.
• Eventuell sammanfattning om dig som du fyllt i, befattning, organisationstyp, samt eventuell information om dina sociala kanaler. De behandlingar som utförs är:
• Insamling av e-postadresser för att skicka ut nyhetsbrev, samt ge dig information om kompetensutveckling och andra tjänster kring ditt engagemang i nätverket.
Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt intresse av att engagera nätverket. Detta så kallade berättigade intresse tillsammans med det ingångna avtalet utgör grund för oss att spara dina personuppgifter.
Uppgifterna sparas efter avslutat medlemskap. Vi behöver behålla dina uppgifter en tid ifall du kommer tillbaka som medlem samt för att kunna se historik i våra system.
Du kan när som helst be att få dina uppgifter raderade. Kontakta oss då på info@sustainabilitycircle.se
När du anmäler dig till en aktivitet som vi anordnar måste vi kunna hantera din bokning och eventuell betalning. Vi registrerar din bokning i vårt kundsystem, och registrerar vid behov faktureringsuppgifterna i vårt bokföringssystem. Vi behöver din e-postadress för att du ska kunna få bokningsbekräftelser samt övrig information kring bokningen.
Insamlingen av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden när du bokar en utbildning eller går på ett event som vi anordnar.
De personuppgifter vi lagrar är:
• Namn.
• Kontaktuppgifter (till exempel adress, fakturaadress, e-post och telefonnummer).
• Fakturerings- och betalningsinformation, om tillämpbart.
• Önskemål om kost vilket räknas som känsliga personuppgifter eller,
• Annan information som du själv anger, om tillämpbart.
Om du har angett önskemål om särskild kost eller annan extra information, sparas det enbart i den aktuella bokningen.
Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för vi ska kunna hantera dina bokningar. Detta så kallade berättigade intresse tillsammans med det ingångna avtalet utgör grund för oss att spara dina personuppgifter.
Vi analyserar och utvärderar löpande vårt arbete i syfte att utveckla och förbättra våra tjänster och system. För oss är det viktigt du som medlem får vara med och påverka vårt utbud.
Vi kan till exempel skicka ut en enkät för att samla in våra medlemmars åsikter och önskemål. Vi analyserar också ibland de uppgifter vi redan har om dig för att kunna anpassa vårt utbud av tjänster.
Baserat på de uppgifter vi samlar in (till exempel befattning, region och bokningshistorik) gör vi en analys som kan resultera i att du sorteras in i en grupp (medlemssegment), men analysen görs aldrig på individnivå. Insikterna från analysen ligger till grund för vårt arbete med att utveckla kvalitet i de tjänster som erbjuds.
De personuppgifter vi lagrar är:
• Befattning.
• Organisationstyp.
• Postadress.
• Korrespondens och feedback avseende våra tjänster.
• Bokningshistorik.
• Information om hur du fått vetskap om tjänsten.
Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och våra kunders berättigade intresse av att utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster och system.
Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom Sverige. Går inte det, väljer vi lösningar inom EU.
Om du interagerar med oss i sociala medier innebär det att en överföring av dina personuppgifter, till exempel din bild och ditt namn, kommer att ske till tredjeland utanför EU/EES-området, mer specifikt till USA. Detta sker automatiskt när du är aktiv på sociala medieplattformar och är därmed ingenting Sustainability Circle kan påverka. Överföringen sker i enlighet med gällande integritetsskyddslagstiftning inklusive GDPR.
I det tredje landet gäller dock inte GDPR, vilket kan innebära en ökad risk i integritetshänseende avseende bland annat möjligheten för myndigheter i tredje land att få tillgång till dina personuppgifter och för dina möjligheter att utöva kontroll över personuppgifterna. Överföringen är nödvändig för att du ska kunna kontakta oss i sociala medier. Överföringen mellan oss och sociala medietjänsterna baseras på standardavtalsklausuler och kompletteras med tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder.
Både på digitala och fysiska event förekommer att vi filmar och tar bilder. Om du inte vill vara med på bilder eller filmer kontaktar du oss innan eller under eventet och meddelar detta. Du behöver också meddela fotografen på eventet om du inte vill medverka på bilder/filmer och därmed bli identifierad.
Grund för användningen av bilderna/filmerna är vårt berättigade intresse av att informera om vår verksamhet eller att du undertecknar ett medverkanavtal om att vi använder bilden/filmen.
Om vi publicerar bilderna i våra sociala mediekanaler innebär detta i sådana fall en överföring av personuppgifter till tredjeland, USA. Se mer om vad detta innebär under rubriken Var behandlar vi dina personuppgifter?
Om du upptäcker att du finns med på tidigare tagna bilder/filmer som publicerats på vår hemsida eller sociala medier, har du rätt att få dessa borttagna. Kontakta oss i så fall så ordnar vi det.
I de fall det är nödvändigt delar vi dina personuppgifter med företag som på ett eller annat sätt är underleverantörer till oss. Dessa underleverantörer kallas för personuppgiftsbiträden. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar information för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:
• Företag som tillhandahåller betallösningar. Till dessa överförs fakturerings-och betalningsinformation.
• Utbildningar och event: värdföretag och konferensarrangörer. Till dessa överförs dina kontaktuppgifter.
När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det för de ändamål vi har angivit. Vi förmedlar inte dina personuppgifter till tredje part.
Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till dina personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.
Vad innebär det att Integritetsmyndigheten är tillsynsmyndighet?
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen. Den som anser att ett företag hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till IMY.
Om en personuppgiftsincident uppkommer är vi skyldiga att anmäla det till IMY. En incident är en händelse som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring av dina personuppgifter.
Det kan också vara fråga om en personuppgiftsincident ifall händelsen leder till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de behandlade personuppgifterna. Incidenten ska anmälas till IMY inom 72 timmar från det den upptäcktes.